Excel und ERP: Warum die Lücke dazwischen teurer ist als gedacht
Die meisten Firmen, mit denen ich spreche, haben ein ordentliches ERP-System. Sauber eingerichtet, teuer bezahlt, läuft. Und trotzdem liegt daneben ein Ordner voller Excel-Tabellen, ohne den nichts geht.
Genau in dieser Lücke steckt das Geld. Nur taucht sie auf keiner Rechnung auf.
Wo die Lücke entsteht
Ein ERP deckt die großen, standardisierten Prozesse ab: Buchhaltung, Stammdaten, Aufträge. Was es nicht abdeckt, sind die vielen kleinen Abläufe, die jede Firma ein bisschen anders macht. Eine Auswertung, die der Chef so haben will. Eine Liste, die zwischen zwei Abteilungen hin- und herwandert. Ein Report, den das System in dieser Form nicht ausgibt.
Diese Reste landen in Excel. Nicht weil jemand Excel besonders mag, sondern weil es da ist und sofort funktioniert. Aus einer Tabelle werden fünf, aus einem Workaround ein fester Teil des Tagesgeschäfts.
Die Kosten, die niemand bucht
Die Lizenz fürs ERP steht im Budget. Die Stunden, die jemand jeden Montag damit verbringt, Daten aus dem System zu exportieren, in Excel umzubauen und wieder irgendwo einzutragen, stehen nirgends.
Drei Posten, die sich selten jemand ansieht:
Doppelte Arbeit. Dieselbe Information wird mehrfach von Hand übertragen — vom ERP in die Tabelle, von der Tabelle in die Mail, aus der Mail zurück ins System. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
Fehler, die spät auffallen. Eine verrutschte Formel, eine überschriebene Zeile. Im Tagesgeschäft fällt das nicht auf. In der Auswertung drei Wochen später schon.
Abhängigkeit von einer Person. Oft versteht genau eine Person, wie die wichtige Tabelle wirklich funktioniert. Ist sie im Urlaub oder kündigt, fehlt nicht nur eine Datei. Es fehlt das Wissen, wie der Prozess läuft.
Keiner dieser Posten ist allein dramatisch. Zusammen sind sie ein laufender Kostenblock, der einfach nicht als solcher sichtbar ist.
Warum es mit der Zeit teurer wird
Eine Tabelle ist schnell gebaut. Das ist ihr Vorteil und ihr Problem. Weil es so leicht geht, wächst der Excel-Anteil im Stillen weiter, während alle glauben, der Prozess laufe ja "im System".
Je länger das so bleibt, desto mehr Abläufe hängen an den Tabellen — und desto teurer wird es, das später sauber zu lösen. Aus einer kleinen Lücke wird eine, die das halbe Tagesgeschäft trägt.
Was tatsächlich hilft
Die naheliegende Antwort ist meistens falsch. Es braucht selten ein neues, größeres System. Das ERP soll bleiben, Excel darf bleiben, wo es Sinn ergibt.
Was fehlt, ist die Brücke dazwischen: die Stelle, an der Daten automatisch von einem Ort zum anderen wandern, statt von Hand. Genau die Übergänge, die heute jemand jeden Montag manuell macht, lassen sich oft mit überschaubarem Aufwand schließen.
Der erste Schritt ist aber kein Tool. Es ist die ehrliche Frage, wie viele Stunden pro Woche wirklich in diese Lücke fließen — und was davon Arbeit ist, die niemand mehr von Hand machen müsste.